|
© DOKUS-FOKUS
|
|
О С И С Т Е М Е
|
DOKUS-FOKUS - это проектное и процессное управление, включая электронный
документооборот и контроль исполнения поручений.
|
Предназначение Dokus-Fokus
Система Dokus-Fokus является Системой Управления Предприятием (СУП). Это не значит, что Dokus-Fokus
будет управлять предприятием самостоятельно. Система позволяет качественно организовать
управление и помогает его осуществлять.
А именно:
- Вести процессное управление компании
- Отрисовать бизнес-процессы
- Запускать бизнес-процессы на исполнение
- Контролировать ход исполнения бизнес-процессов
- Вести электронный документооборот (как часть процессного управления)
- Регистрировать документы
- Запускать документы по бизнес-процессам (согласование, подписание, ознакомление, исполнение
и т.д.)
- Вести архив документов и поиск по нему
- Вести проектную деятельность
- Создавать проекты и элементы в них
- Контролировать ход исполнения проектов
- Создавать единичные элементы управления (поручения)
А так же:
- Вести структуру подразделений и сотрудников предприятия
- Разграничивать права доступа ко всем элементам системы
- Организовать и контролировать систему безопасности
- Получать отчёты по всем направлениям системы
Таким образом, Dokus-Fokus позволяет сделать управление упорядоченным, наглядным, оперативным
и фиксируемым. Система, благодаря простоте использования, оптимальна для первого опыта предприятия в налаживании качественного
управления. Dokus-Fokus - подходящее решение и для предприятий, которые перепробовали различные методы организации проектного и процессного управления, но
в итоге пришли к необходимости автоматизации с помощью СУП, включающей и проектное, и процессное управление.
Для кого предназначен Dokus-Fokus
Dokus-Fokus наиболее подходит для предприятий малого и среднего бизнеса (до 500 лицензий).
Весь функционал системы написан для простого и быстрого освоения (но не за счёт урезания функционала),
система не требует долгой и постоянной настройки (не надо держать большой штат администраторов).
У системы нет дополнительных расходов (СУБД бесплатная). А именно эти качества значимы для малых и средних
предприятий.
Система предназначена для организаций, желающих автоматизировать, как всё управление предприятием
(в составе процессного управления, проектов и
электронного документооборота), так и любой этой части отдельно. Для успешного использования
системы это не имеет значения, на качестве
функционала это не скажется. При этом, как таковых модулей в системе нет, весь функционал
всегда доступен любому, кто приобрёл систему. Поэтому, если в начале планируется использовать
только электронный документооборот, с последующей автоматизацией процессного управления или проектной деятельности,
то Dokus-Fokus вполне вам подходит.
Даже если Вам нужно автоматизировать только контроль исполнения поручений (постановка поручений сотруднику или группе,
и отслеживание хода их исполнения), то Dokus-Fokus для этого тоже отлично подходит. Цена системы, включая весь функционал,
конкурирует с системами, где есть только контроль исполнения поручений! Поэтому при покупке Dokus-Fokus, в этом случае, Вы
получаете на будущее очень серьёзный "бесплатный" функционал.
Для использования системы на крупных предприятиях потребуется использование
мощных серверов и, возможно, замена бесплатной СУБД "Firebird" на коммерческую базу данных (так как крупные предприятия
предпочитают коммерческие продукты).
Архитектура Dokus-Fokus
СУП Dokus-Fokus является клиент-серверной. Это значит, что в системе предусмотрен
центральный сервер, к которому через локальную сеть (интернет, каналы передачи данных)
подключаются пользовательские компьютеры (клиенты). Поэтому для успешного использования
системы на предприятии необходима локальная сеть. Причём, если на предприятии есть удалённые
филиалы (с клиентами Dokus-Fokus), то они должны иметь доступ по каналам связи (локальная сеть,
интернет, VPN) к центральному офису с сервером.
Безопасность Dokus-Fokus
При создании системы Dokus-Fokus особое внимание уделялось системе безопасности,
которая отвечает всем современным требованиям.
В СУП Dokus-Fokus реализована система разграничения прав доступа пользователей к
объектам. Это значит, что каждый пользователь имеет доступ в системе только к тем
объектам (документы, поручения, проекты, процессы) на которые ему дали доступ в процессе
работы или которые он создал сам.
Авторизация в системе происходит по имени и паролю. Поэтому, от качества паролей пользователей
зависит возможность получить доступ к чужой информации. Стойкость паролей должна определяться
политикой компании.
В остальном, безопасность системы определяется уровнем сетевой безопасности компании и
уровнем безопасности использованных, при создании системы, приложений (языки программирования, СУБД),
которые применялись только от известных и проверенных брэндов. Рекомендуется устанавливать сервер
Dokus-Fokus в локальной сети, защищённой от интернета сетевыми фильтрами. При пользовании системой
клиентами из интернета, рекомендуется использовать защищённые протоколы и VPN (частные
виртуальные сети).
Плюсы Dokus-Fokus
При создании системы особое внимание уделялось:
- Простоте использования
- Очень важно, чтобы пользователи не испытывали затруднений при работе в СУП, от
этого зависит эффективность внедрения. Поэтому, интерфейс был сделан максимально дружелюбным.
Но это не значит, что простота была выбрана в ущерб функционалу. Весь функционал проектного процессного управления
предприятием реализован в полном объёме.
- Универсальности функционала
- В Dokus-Fokus, по возможности, весь функционал настраивается, чтобы каждое предприятие
подстроило систему под свои требования. Кроме того, без потери эффективности можно использовать
любую часть функционала отдельно.
- Охвату всего спектра управления предприятием
- Dokus-Fokus ориентирован на будущее и гибок в настоящем. Как правило, предприятия начинают внедрять электронные
системы управления предприятием с электронного документооборота. А после, ведение проектов и
процессное управление внедряют в отдельных системах, что очень не удобно. Dokus-Fokus объединяет в
себе весь функционал управления предприятием и предусматривает любую последовательность внедрения компонентов, что позволяет расширять границы его использования с
ростом потребностей предприятия в области автоматизации управления.
- Классическим плюсам электронных систем управления предприятием
- Оперативность - можно быстро найти документ, нет необходимости очно организовывать совещания
(всё в системе), можно согласовывать документы вне рабочего места, все оперативные данные
всегда под рукой
- Упорядоченность - все документы ходят по чётким маршрутам, каждый знает объём работ
(всё фиксируется), упорядочены бизнес-процессы производственных (и не только) подразделений
- Наглядность - все действия всех сотрудников протоколируются, можно посмотреть на какой
стадии находится любой документ или бизнес-процесс, в отчётах много аналитического материала
по работе компании
- Доступность - если есть подключение к локальной сети или интернету, то всегда можно
поработать в системе, а значит всегда быть в курсе дел на предприятии
- Отсутствию скрытой стоимости
- В Dokus-Fokus (по умолчанию) используются бесплатные компоненты (СУБД, протоколы и т.д.),
поэтому достаточно купить только лицензии для пользователей и выделить сервер. Если Вы внедряете
систему самостоятельно, то других расходов на приобретение и внедрение Dokus-Fokus у Вас
не будет
Минусы Dokus-Fokus
Понятно, что каждый плюс кто-то может расценить как минус (к примеру, простота кому-то покажется "детским садом"). Минусы, также, довольно
субъективны. Поэтому,
тут будут описаны скорее не минусы, а трудности при внедрении СУП. Если же клиенту не
понравится что-то в интерфейсе или функционале, то разработчик всегда готов к общению по
этому вопросу.
Итак, минусы, они же трудности, при внедрении Dokus-Fokus:
- Необходимость работать в системе
- Dokus-Fokus не управляет предприятием, как может показаться из названия класса
системы (система управления предприятием), а только помогает организовать и вести это
управление. Поэтому в системе будет необходимо ежедневно работать как подчинённым, так
и руководителям.
- Уменьшения расходов не будет
- Иногда говорят, что СУП снижает расходы, к примеру, на бумагу. Но не говорят,
что расходы на поддержание СУП (администратор, сервер, сеть, обучение пользователей) появляются.
Надо понимать, что прямых расходов на СУП больше, чем прямых доходов. А внедряют СУП из-за её
плюсов и из-за потенциальной прибыли, которая появится после продуктивного внедрения системы
(об этом отдельно).
Сравнение Dokus-Fokus с другими системами
Проводить сравнительный анализ нескольких систем должны независимые эксперты. Поэтому
тут будут рассмотрены не качественные, а количественные (по функционалу) вопросы. И цель
данного пункта не расхвалить себя, а помочь нашим клиентам правильно выбрать себе СУП.
Итак, по количеству функционала Dokus-Fokus является полноценной СУП. Как уже
говорилось, тут присутствует и ведение проектной деятельности, и процессное управление,
и контроль исполнения поручений.
Причём работа с процессами электронного документооборота выделена особым образом, так как
система нацелена именно на управление, а документы - это основной современный механизм
управления предприятием.
А, так как, в большинстве систем, автоматизирующих управление, присутствует только одно
из направлений управления(в основном, это только электронный документооборот), то
сравнивать их с Dokus-Fokus не имеет смысла. Нет, в большинстве своём, это замечательные
системы, в некоторых даже больше функционала (в своём направлении), чем в
Dokus-Fokus. Например, в Dokus-Fokus нет популярного сейчас потокового сканирования документов
(ведь система предназначена в основном для малого и среднего бизнеса, где в потоке сканировать
просто нечего). Но, просто, это системы другого класса.
Что же касается класса СУП, то тут Dokus-Fokus выступает как простое, но полноценное
решение по цене на несколько порядков (! не в несколько раз, а на несколько порядков !) меньше
своих конкурентов. Дело в том, что конкуренты Dokus-Fokus - это мировые брэнды, которые работают
на рынке не один десяток лет и предлагают серьёзные решения СУП, с большим отраслевым опытом.
Такие системы обычно имеют много модулей, которые кропотливо автоматизируют каждое направление
деятельности компании (к примеру всю бухгалтерию, торговлю и т.п.). Но позволить себе такие
системы может только очень крупный бизнес. В свою очередь, Dokus-Fokus является альтернативой
больших СУП, но для более мелких предприятий. Система (так же, как и СУП для корпораций)
позволяет автоматизировать проектное и процессное управление предприятием (кстати,
проектного управления часто и нет в других СУП), но делает это с учётом особенностей
малого и среднего бизнеса.
Эффективность внедрения (в том числе
экономическая)
Вопрос об эффективности внедрения СУП, а тем более об экономической эффективности,
очень болезненный. Каждый клиент желает получить на него ответ. Но ни один продавец
СУП не может предоставить лаконичную формулу расчёта этой самой эффективности. Тем
не менее СУП покупают, а на вопрос отвечают экзистенциально (то есть умозрительно и расплывчато). Конечно,
формулу расчёта эффективности внедрения СУП написать можно, и в каком то виде такие
формулы существуют, но чтобы сделать расчёт по ней нужно будет привлекать специалистов
научно-исследовательского института. И это не шутка, ведь управление предприятием очень
многогранно, а зачастую ещё и уникально. А поэтому простой формулы не существует.
А так как Dokus-Fokus позиционируется, как простая система, то мы не будем выводить
сложных формул. Лучше рассмотрим этот вопрос с практической точки зрения.
Итак, в определённый момент на предприятии возникают проблемы:
- Делопроизводители (канцелярия) устали от несвоевременного согласования и исполнения
документов. Документы теряются. Ознакомление сотрудников с приказом, особенно если есть
филиалы, это отдельная история.
- Руководству не нравится, что сотрудники постоянно забывают исполнять поручения, а найти
крайнего невозможно. Когда же руководитель в командировке, сотрудники вообще не работают,
так как контроля нет.
- Бизнес-процессы предприятия не настроены, и руководству приходится самостоятельно всё
контролировать. Причём, уже приезжали очень дорогие консультанты и описали все процессы.
Отчёт валяется где-то на полке.
- Каждый новый проект рождается в муках. И не от того, что он такой серьёзный, а просто
участники проекта не могут организовать взаимоотношения друг с другом. Каждый что-то делает
и где-то выкладывает результаты, но что и где - никто не знает.
- Список проблем в управлении можно продолжать...
Так вот, если после внедрения СУП все эти проблемы исчезли, то, значит, внедрение эффективное.
То есть, эффективность внедрения лучше определять достижением поставленных при внедрении целей.
А для целей можно определить и показатели.
То есть, внедрение СУП можно считать эффективным не тогда, когда оно принесло какие-то
условные экономические выгоды, а когда оно позволило не допустить экономических потерь,
когда внедрение упорядочило работу предприятия, после чего оно смогло развиваться дальше.
|
|
