DOKUS-FOKUS - автоматизация документооборота






НОВОСТИ
О СИСТЕМЕ
ЦЕНА
КОНТАКТЫ

к л и е н т а м:
ГЛОССАРИЙ
ВНЕДРЕНИЕ
НАСТРОЙКА
ВОПРОСЫ и ТП

© DOKUS-FOKUS


Г Л О С С А Р И Й


И при автоматизации документооборота, и при настройке проектно-процессного управления - прежде всего надо понимать суть предмета, с которым работаешь.

Глоссарий по системам управления предприятием и электронному документообороту


DOKUS-FOKUS - автоматизация документооборота

Система Управления Предприятием (СУП) - аппаратно-программный комплекс, предназначенный для организации взаимодействия между начальниками и подчинёнными предприятия (другого института). Позволяет автоматизировать документооборот, проектную деятельность, организацию и контроль процессов, "устную" взаимосвязь. По сравнению с классическими методами имеет преимущества (оперативность, упорядоченность, протоколируемость) и недостатки (повышение затрат на поддержку).

Электронный документооборот (ЭД) - ведение документооборота предприятия с помощью аппаратно-программного комплекса, который позволяет вести регистрацию документов, организовывать маршруты движения документов, создавать архив документов и производить по нему поиск.

Автоматизация документооборота - комплекс мероприятий, позволяющий осуществлять автоматическое движение различных документов между сотрудниками и хранилищами для совершения над документами заранее прописанных действий. Кроме того, автоматизация документооборота может включать регистрацию, хранение и уничтожение документов без участия человека.

Поручение (задание) - единица взаимоотношений между начальником и подчинённым. Поручение подразумевает этапы выдачи, исполнения и отчёта, а так же контроля исполнения. По сути, всё управление предприятием состоит из поручений. По мере развития предприятия, поручения сначала бывают устными, потом оформляются документами (к примеру, приказом), а после используется автоматизация документооборота, с помощью систем электронного документооборота и СУП.

Проект - разовая совокупность работ, направленная на достижения конкретной цели. Как правило, проекты служат для развития предприятия или достижения редко появляющихся целей. Проекты требуют больших затрат, чем процессы, и в них участвует более квалифицированный персонал, но при этом проекты потенциально несут большую выгоду.

Процесс - повторяющаяся совокупность работ, направленная (как правило) на получение продукта. Процесс требует организации и описания всех этапов работ. Отлаженные процессы позволяют достигать высоких экономических результатов и не требуют высококвалифицированного персонала, так как вся его деятельность регламентирована.

Проектно-процессное управление - совокупность отлаженных процессов (для получения дешёвого продукта) и разовых проектов (для организации процессов и развития), направленная на достижение высоких результатов деятельности предприятия.

Документ (как форма) - носитель информации установленного (в государстве, на предприятии, в других институтах) образца, содержащий (как правило): текст документа, регистрационный номер, дату регистрации, подпись и печать. Кроме этого, документ может содержать шапку с логотипом и реквизитами, название, преамбулу, автора и другие элементы, в зависимости от типа документа. При автоматизации документооборота, сам документ может поменять форму, носитель, но не суть.

Документ (по сути) - формализация взаимоотношений сотрудников (граждан), направленная на упорядочение и правомочность. Документ имеет вес только, когда сотрудники (граждане) признали его силу (договор, законы) и когда документ оформлен с наличием всех установленных реквизитов.

Типы документов - сортировка документов по предназначению. Бывают организационно-распорядительные (законы, постановления, приказы, распоряжения), регламентирующие (стандарты, регламенты, положения, инструкции), информационные (письма), кадровые (заявления, рапорты), бухгалтерские (счёт, накладная, отчёт) и другие типы документов. Разграничение документов по типам является условным и служит для удобства в работе с документами.

Подпись - удостоверение подлинности документа, создаваемое физическим или должностным лицом. Стойкость к подделке подписи основана на физиологической уникальности человека.

Печать - удостоверение подлинности документа в масштабах предприятия или другого юридического института. Стойкость к подделке печати основана на сложности технологического процесса её изготовления.

ЭЦП (Электронная Цифровая Подпись) - удостоверение подлинности электронного документа. Стойкость к подделке ЭЦП основана на сложных алгоритмах её вычисления. Масштабы использования ЭЦП зависят от масштабов признания легитимности Центра Сертификации (предприятие, отрасль, страна, мир).

Регистрационная карточка документа - набор полей, описывающих документ, или указывающих его реквизиты, предназначенный для быстрого поиска документа в хранилище. Регистрационная карточка не является частью документа, она есть часть хранилища. Хранилище может быть классическим (бумажным) или электронным (ЭД, СУП). При автоматизации документооборота - регистрационные карточки имеют электронный вид, а поиск по ним документов - наиболее эффективен.

Маршрут движения документа - последовательность прохождения документа (проекта документа) по этапам жизненного цикла, которые определяются особенностями создания документа и его предназначения.

Этапы жизненного цикла документа - как правило, это: подготовка, согласование, подписание (утверждение), регистрация, рассылка, ознакомление, исполнение, архивация, хранение. В зависимости от типа документа могут быть и другие этапы, к примеру, у письма есть рассмотрение и подготовка ответа.

Проект документа - документ на этапах подготовки до момента подписания и регистрации. После регистрации проект документа становится документом.

Дополнительный глоссарий по системе "Dokus-Fokus"

"Dokus-Fokus" - Система Управления Предприятием (СУП). Позволяет автоматизировать документооборот, проектную деятельность, организацию и контроль процессов, "устную" взаимосвязь.

Пользователь - сотрудник организации, имеющий лицензию (закупается организацией по числу пользователей), который может использовать весь функционал "Dokus-Fokus". У пользователя на компьютере должна быть установлена клиентская часть системы.

Лицензия "Dokus-Fokus" - право использовать СУП "Dokus-Fokus" для одного пользователя в объёмах клиентской части.

Автоматизация перевозок







DOKUS-FOKUS - автоматизация документооборота
При использовании информации с сайта ссылка на источник обязательна.
Коммерческое использование информации запрещено.
Будем рады ответить на любые вопросы (см. раздел: Контакты).
© DOKUS-FOKUS