|
© DOKUS-FOKUS
|
|
Н А С Т Р О Й К А
|
Любая автоматизация управления предприятием подразумевает настройку систем
автоматизации. Чем точнее будет настройка, тем эффективнее окажется автоматизация.
|
Штатная структура
Карточки документов
Маршруты документов
Маршруты бизнес-процессов
Проекты
Примеры результатов обследования предприятия
для настройки СУП Dokus-Fokus
Настройка СУП Dokus-Fokus - это последний из подготовительных этапов автоматизации управления предприятием.
После настройки можно приступать к работе в системе.
Штатная структура
Пример настройки штатной структуры в соответствии со штатным расписанием, для его наглядного
отображения. В этом случае требуется больше администрирования для прописывания взаимосвязей
(сотрудники на разных уровнях не видят друг друга по умолчанию).
ОАО "Всё по правилам"
- Генеральный директор
- Технический директор (Главный инженер)
- Заместитель директора по общим вопросам
- Заместитель директора по финансам и экономике
- Заместитель директора по информационным технологиям
- Производственные участки
- Участок подготовки комплектующих
- Начальник участка
- Рабочий
- Рабочий
- Рабочий
- Рабочий
- Рабочий
- Участок сборки
- Начальник участка
- Рабочий
- Рабочий
- Рабочий
- Участок проверки качества
- Начальник участка
- Специалист
- Специалист
- Бухгалтерия
- Главный бухгалтер
- Отдел отчётности
- Начальник отдела
- Бухгалтер
- Бухгалтер
- Бухгалтер
- Отдел работы с первичными документами
- Начальник отдела
- Бухгалтер
- Бухгалтер
- Бухгалтер
- Кадровый отдел
- Начальник отдела
- Специалист
- Специалист
- Планово-экономический департамент
- Начальник департамента
- Плановый отдел
- Начальник отдела
- Специалист
- Специалист
- Отдел экономического развития
- Начальник отдела
- Экономист
- Экономист
- Экономист
Пример настройки штатной структуры для удобства работы и администрирования. При таком варианте
штатная структура будет нарушена (все сотрудники на одном уровне и видят друг друга
по умолчанию).
ОАО "Главное удобство работы"
- Генеральный директор
- Технический директор (Главный инженер)
- Заместитель директора по общим вопросам
- Заместитель директора по финансам и экономике
- Заместитель директора по информационным технологиям
- Участок подготовки комплектующих
- Начальник участка
- Рабочий
- Рабочий
- Рабочий
- Рабочий
- Рабочий
- Участок сборки
- Начальник участка
- Рабочий
- Рабочий
- Рабочий
- Участок проверки качества
- Начальник участка
- Специалист
- Специалист
- Главный бухгалтер
- Отдел отчётности (бухгалтерия)
- Начальник отдела
- Бухгалтер
- Бухгалтер
- Бухгалтер
- Отдел работы с первичными документами (бухгалтерия)
- Начальник отдела
- Бухгалтер
- Бухгалтер
- Бухгалтер
- Кадровый отдел
- Начальник отдела
- Специалист
- Специалист
- Начальник планово-экономического департамента
- Плановый отдел
- Начальник отдела
- Специалист
- Специалист
- Отдел экономического развития
- Начальник отдела
- Экономист
- Экономист
- Экономист
Карточки документов
При автоматизации управления предприятием, цель карточки (так же, как цель журнала в классическом документообороте) - фиксировать
информацию для поиска документа.
Пример карточки входящего письма
| Название поля | Тип поля | Обязательное при заполнении |
| Краткое содержание | Поле (строковое) | да |
| Имя адресата | Поле (строковое) | да |
| Исходящий регистрационный номер | Поле (строковое) | да |
| Дата отправки | Поле (строковое) | да |
| Способ получения | Поле со списком | да |
| Входящий регистрационный номер | Поле (строковое) | да |
| Дата получения | Поле (строковое) | да |
| Дополнительная информация | Текстовое поле | нет |
| Файл сканированного письма | Прикреплённые файлы | да |
| Файл приложений | Прикреплённые файлы | нет |
- Поля, кому направлено письмо на рассмотрение, в карточке нет, так как это определяется
и фиксируется в процессе, по которому будет запущено письмо.
- Входящий регистрационный номер может считаться автоматически или, как в примере,
вписываться вручную для возможности его корректировки.
Пример карточки исходящего письма
| Название поля | Тип поля | Обязательное при заполнении |
| Краткое содержание | Поле (строковое) | да |
| Подразделение отправитель | Поле (строковое) | да |
| Кто подписал письмо | Поле (строковое) | да |
| Имя адресата | Поле (строковое) | да |
| Исходящий регистрационный номер | Номер | да |
| Дата отправки | Поле (строковое) | да |
| Тип (простое, заказное) | Поле со списком | да |
| Куда отправлено | Поле (строковое) | да |
| Кому отправлено | Поле (строковое) | да |
| Цена (конверт, марки, доставка) | Поле (строковое) | нет |
| Дополнительная информация | Текстовое поле | нет |
| Файл электронной версии письма | Прикреплённые файлы | да |
| Файл приложений | Прикреплённые файлы | нет |
- Если исходящий номер считается автоматически, то можно задать правила
формирования номера (общий по предприятию, по подразделению) и сформировать его внешний вид.
- Начинать настройку документооборота лучше именно с исходящего письма, так
как этот документ проще всего реализовать. В нём, как правило, нет процесса
рассмотрения или согласования сотрудниками. Документ после заполнения карточки
сразу отправляется в архив.
Пример карточки приказа (распоряжения, постановления)
| Название поля | Тип поля | Обязательное при заполнении |
| Название (приказа) | Поле (строковое) | да |
| Регистрационный номер | Поле (строковое) | нет |
| Дата регистрации | Поле (строковое) | нет |
| Поручил подготовить | Поле (строковое) | да |
| Документ подготовил | Поле (строковое) | да |
| Документ подписал | Поле (строковое) | нет |
| Тип (приказ, распоряжение, постоновление) | Поле со списком | да |
| Дополнительная информация | Текстовое поле | нет |
| Файл документа | Прикреплённые файлы | да |
| Файл приложений | Прикреплённые файлы | нет |
| Файл со списком рассылки | Прикреплённые файлы | нет |
- Номер документа и дата регистрации не являются обязательными при
регистрации, потому что документ может направляться в системе для согласования.
И номер ему будет присвоен только после утверждения.
- Список рассылки можно прикреплять отдельным файлом или же организовать
выбор рассылки в процессе, по которому пойдёт документ.
Пример карточки договора
| Название поля | Тип поля | Обязательное при заполнении |
| Контрагент | Поле (строковое) | да |
| Код контрагента в базе | Поле (строковое) | нет |
| Сумма договора | Поле (строковое) | нет |
| Содержание | Поле (строковое) | да |
| Тип договора | Поле со списком | да |
| Статья бюджета | Поле со списком | да |
| Номер договора | Поле (строковое) | нет |
| Дата регистрации | Поле (строковое) | нет |
| Файл документа | Прикреплённые файлы | да |
| Файл приложений | Прикреплённые файлы | нет |
- Поля, не обязательные при заполнении, будут заполняться позже, после утверждения документа.
- Могут быть добавлены поля для связи этой карточки с бухгалтерской системой.
СУП Dokus-Fokus не является системой для организации бухгалтерии.
Пример карточки регламента (положения)
| Название поля | Тип поля | Обязательное при заполнении |
| Название регламента | Поле (строковое) | да |
| Регистрационный номер | Поле (строковое) | нет |
| Дата регистрации | Поле (строковое) | нет |
| Предназначение регламента | Поле (строковое) | да |
| Документ подготовил | Поле (строковое) | да |
| Документ подписал | Поле (строковое) | нет |
| Подразделение отвечающее за актуальность | Текстовое поле | да |
| Файл документа | Прикреплённые файлы | да |
| Файл приложений | Прикреплённые файлы | нет |
- Также, могут быть добавлены поля для учёта регламента в системе менеджмента
качества (СМК). Такие системы приветствуют электронный учёт документации.
Пример карточки учёта производственного процесса
| Название поля | Тип поля | Обязательное при заполнении |
| Дата запуска процесс | Поле (строковое) | да |
| Ответственный за процесс | Поле (строковое) | да |
| Процесс запустил | Поле (строковое) | да |
| Наличие материалов | Поле со списком | да |
| Наличие персонала | Поле со списком | да |
| Отметка о выполнении процесса | Поле со списком | нет |
| Дополнительная информация | Текстовое поле | нет |
- В СУП Dokus-Fokus, точно так же, как и документы, можно запускать
производственные процессы для их учёта и контроля исполнения.
- Производственный процесс в системе может регистрироваться только как карточка,
или, после, запускаться по схеме бизнес-процесса. В этом случае участники
бизнес-процесса (рабочие, служащие) должны будут делать отчёты о выполнения своих операций.
- Если используется маршрут бизнес-процесса, то в цехах надо предусмотреть
точки с компьютерами. Таких точек может быть намного меньше числа работников,
так как у каждого работника будет своё имя и пароль для входа с любой точки.
Пример карточки прочих документов
| Название поля | Тип поля | Обязательное при заполнении |
| Название документа | Поле (строковое) | да |
| Тип документа | Поле (строковое) | да |
| Регистрационный номер | Поле (строковое) | нет |
| Дата регистрации | Поле (строковое) | нет |
| Дополнительная информация | Текстовое поле | нет |
- Такая карточка может применяться, если возникла необходимость согласовать
документ, который не настроен в системе.
Маршруты документов
Во время автоматизации управления предприятием, начинать описывать маршруты нужно как можно раньше, потому, что на
описание маршрута уходит времени на порядок больше, чем на его настройку в СУП DOKUS-FOKUS.
Входящие письма
Входящие письма рассматриваются руководителями, а после этого - или отправляются в архив,
или по ним ставится поручение. Например, подготовить ответ на письмо.
Исходящие письма
После регистрации исходящие письма, как правило, отправляются в архив.
Приказы, распоряжения, постановления
Эти документы перед регистрацией проходят несколько этапов согласования, а после
регистрации отправляются на ознакомление и исполнение.
Договора
Как правило, договора проходят многоступенчатое согласование перед подписанием и регистрацией.
Регламенты
Регламенты согласуют заинтересованные подразделения, юристы, и службы систем менеджмента
качества (СМК), если такие имеются.
Прочие документы
Тут можно сделать несколько универсальных схем.
Маршруты бизнес-процессов
По сути, бизнес-процессы представляют собой последовательность поручений.
В каждом поручении указано, кто, что и когда должны сделать. Поэтому, автоматизация управления предприятием в
части бизнес-процессов сводится к выявлению (и последующей настройке) ответов на эти 3 вопроса. А потом,
выстраиванию из ответов последовательных цепочек.
Процессы могут быть и короткими.
Иногда бизнес-процессы связаны с разработкой документации.
Проекты
Проекты отличаются от процессов тем, что последовательность поручений не определена.
Проекты формируются для новых или разовых объёмов работ, а, также, под большие объёмы
работ, в которых сразу трудно прорисовать все последовательности действий. Проекты могут
содержать в себе небольшие процессы. Как таковой настройки проектов не существует,
потому что проекты формируются во время работы в системе.
Работа некоторых предприятий бывает полностью проектной, и тогда работы по автоматизации управления предприятием
получаются наиболее простыми, так как не требует предварительной настройки ни проектов, ни процессов.
Проект по запуску второго конвейера расфасовки готовой продукции
Проект по выходу из экономического кризиса
|
|
